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湖南商学院课题经费报账管理暂行办法
xxgk.hnuc.edu.cn 发表时间:2015-11-02 15:35:16 点击次数:731

为进一步加强和规范课题经费报账管理,确保课题资金安全、合理使用,根据国家有关规定、学校财务制度及科研和教研教改管理相关制度,结合我校实际,制定本办法。

一、适用范围

本办法适用于学校各类课题经费支出报账,包括科研、教研教改等的纵向、横向课题经费报账。

凡以湖南商学院名义取得的各类课题经费,不论其资金来源渠道,均属国有资金,必须全部纳入学校财务统一管理、集中核算、专款专用。

二、报销规定  

   (一)根据《湖南商学院经费审批暂行管理规定》(校行发〔201464号)要求,课题负责人为课题经费审批第一责任人,对所承担项目经费的使用和管理负直接责任,须严格按照国家有关规定和项目合同(任务书)要求使用经费,对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。

(二)遵循“先收后支、量入为出”的原则,课题研究年限内当年度课题经费结余可以转入下一年度继续使用。

(三)严格按照经科研处或高教研究所等部门审核并录入科研信息管理系统的课题经费预算项目结构、比例报账。

(四) 报销单据要求:

1.报账用发票须真实有效,发票内容须与所开展业务相关。

2.发票开具时间须与课题项目研究期限匹配。发票抬头必须是“湖南商学院”或课题组成员名字。原始单据(各类发票、表格等)不得涂改、挖补。各类原始发票应有经手人、证明人(或验收人)、项目负责人签字。

3.严禁恶意使用连号发票或虽不连号但明显是一笔经济业务的多张发票。严禁将连号发票分开报账,一经发现将视为无效发票,情节严重的将移交有关部门处理。

4.会议费发票须附会议通知、会议预算及签到表,会议通知中必须有参会人员名单、会期、地点等内容。

5.专家咨询费和劳务费的发放表须由领款人亲笔签名,不能由报账人代领,特殊情况由其他人代领时必须注明某某人代。学生劳务费发放表须附学生姓名、班级、学号、身份证号、银行卡号。支付劳务费的人员须是非课题组成员和无工资收入的课题组成员。

6.各类用品、耗材、材料、文具、书籍、复印打印资料费,单批次金额在1000元以上的须附明细清单,并加盖销售单位有效印章。

7.餐费要和会议费或差旅费一起报销,一般不能单独报销;要按标准用餐,严禁铺张浪费。如只有餐费发票而没有会议其它支出凭证,项目负责人应事先向科研处或高教所提交开会的书面报告,经批准后,才可作为报销依据。汽油费、出租汽车费的报销应事先向科研处或高教所提交报告,说明开会或调研的地点及汽油费、出租汽车费等的预算,经批准后,方可在差旅费内列支。电话(手机)费和上网费的报销要从实际需要出发,从严控制。

(五)课题经费结算严格按符合国家规定的结算方式办理。

(六)课题项目资产购置严格执行政府采购制度,购置资产须到资产管理处办理验收手续。

(七)经科研处或高教研究所等部门批准的外拨经费支出按照预算和合同约定的外拨经费额度、拨付方式、开户银行和账号等条款办理,同时还要提供对方单位法人营业执照、组织机构代码证等相关资料,对方单位须提供正式财务票据。

(八)课题负责人一般不得变更。如遇出国等特殊情况需要变更的,项目负责人需经原批准部门批准,到科研处或高教研究所等部门办理“项目委托代管手续”。经批准后,科研处或高教研究所等部门以书面形式通知财务处变更“财务一支笔”;未办理代管手续的,科研处或高教研究所等部门将通知财务处中止该课题经费的使用。

(九)课题完成研究应及时办理结题结账手续。原则上课题负责人应在结题后一年内办理结账手续。对无正当理由逾期不办结账手续的课题项目,学校有权按照有关规定统筹安排。

(十)横向课题经费的税费,由学校按国家有关税收政策代扣代缴。课题组负责提供课题税收减免的依据与凭证,办理减免手续,学校科研处和财务处指导和协助课题组办理减免。

(十一)严格控制预借款,项目预付和借支金额不能超过到账经费总额的10%,单次借款不超过1万(投标保证金、履约保证金除外)。课题经费负责人应督促经办人员及时报账,严格执行同一项目的借款前账不清,后账不借。课题经费负责人所在项目借款超过1年,不及时报账清账的,停止其所有项目借款。

(十二)课题经费不得购买交通用车,不得开支各种赔偿金、违约金、滞纳金和罚款,不得支付捐款、赞助、投资支出,不得报销个人家庭消费支出, 不得列支旅游、休闲娱乐、福利劳保、赞助支出,不得列支烟、酒、服装等消费支出,不得购买与课题项目无关的设备、材料,不得用于国家规定禁止列入的其他支出。

三、报账流程

课题经费报账流程按《湖南商学院经费审批暂行管理规定》(校行发〔201464号)要求执行。

 四、其他要求

1.课题经费的使用管理,必须严格遵守学校财务管理制度和科研经费、教研教改经费等管理办法,但其报账要求以本办法为准。

2.课题经费借用发票须填写《借用发票审批表》(见附件),项目负责人签字并经科研处审核后,凭合同及《借用发票审批表》到财务处办理借用发票手续。发票开出后,项目负责人必须确保款项在规定时间内全额到账,并且来款单位与金额必须与借用发票一致。

3. 学校有权对课题经费使用情况进行审计、检查和监督。对不按预算批复或合同(任务书)的支出范围和标准使用经费,以任何方式挪用、侵占、骗取课题经费,编造虚假合同、编制虚假预算,违规将课题经费转拨、转移到其它单位或个人,虚构经济业务,使用虚假票据套取课题经费,虚列、伪造名单、虚报冒领研究劳务性费用,借协作之名将课题经费挪作它用及设立“小金库”等行为,学校一经发现,将严肃处理。

 本规定由财务处负责解释,从发文之日起实行。

 

附件:借用发票审批表

 

 

 

附件

 

借 用 发 票 审 批 表

           (开票请带合同)

使用发票项目(合同)名称 

经费类型□纵向课题     □横向课题     □其他

发票接收单位 

开票项目□科研费  □课题经费  □划拨款  □其他

借用发票金额(元)小写金额:

免税项目填写免税认证号:

交税项目填写开票预交税金(元):

承 诺 书

      本人承诺发票开出之日起在六个月内将经费到位,若经费不能及时到位、发票不能及时退回的,按开票金额的20%从本人的工资划扣发票押金。发票开出后经费一年以内到位的,退还发票押金。发票开出后经费一年以上不能到位的,按票面金额或到账金额小于票面金额的差额从本人的工资中划扣,直至问题解决为止。

       项 目 负 责 人 签 字:____________________    电话:_____________________

       科研处(高教所) 签 字:____________________

                  字:____________________

                                             ______________________