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关于印发《湖南商学院档案工作部门立卷规范》的通知
xxgk.hnuc.edu.cn 发表时间:2015-11-02 15:28:34 点击次数:1214

 

 

校行发〔20152

 

 

关于印发湖南商学院档案工作部门立卷

规范的通知

 

各二级单位:

湖南商学院档案工作部门立卷规范》已经学校审定同意,现予印发执行。

 

 

    湖南商学院

               201516

 

 

 

 

 

 

 

 

湖南商学院档案工作部门立卷规范

 

根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》的规定,各归档单位在向档案部门移交档案前必须完成档案整理和立卷。为使我校立卷归档工作规范化、制度化,更有效地保护及利用档案,结合我校实际,特制定本规范。

第一条 学校部门立卷工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料按照立卷的方法和要求,立成案卷,定期移交给校档案馆的工作

第二条  立卷归档部门工作职责

() 立卷部门分管档案工作领导职责

1. 组织本部门人员学习档案法规,执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程。

2. 制定本部门档案工作管理制度,做好本部门兼职档案人员的工作,提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

() () 职档案人员职责

1. 坚持平时立卷,根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制定其案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档。

2. 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。

3. 归档案卷做到组卷合理,编写页号准确,案卷目录填写清楚,案卷标题简明扼要。

4. 主动接受档案馆的业务指导和督促检查,按规定时间向档案馆归档。

5. 积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

6. 注意文件材料的安全和保密工作。

第三条  归档范围

学校在教学、科研、管理、生产、基建建设等各项活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料:

1. 《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料;

2. 反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料;

3. 征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料;

4. 校内个人在其非职务活动中形成的有保存价值的文件材料,可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第四条 立卷归档分工

1. 部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确,协同配合。

2. 各二级学院的负责人,应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。

3. 全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

4. 立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门可向它们集中或靠拢。

第五条 案卷的质量要求

1. 各门类档案的质量要求,总的是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

2. 卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

3. 管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

4. 专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案) 按阶段、结构、部件等分别组卷。

5. 在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、 短期先后排列。确定文件材料的保存价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管;凡在较短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管。对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要执行的重要文件,应永久保管外,其余多数为长期、短期保管。

6. 卷内文件要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

7. 立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订,一般不超过200页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。

8. 卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方编件号。

9. 每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录(见附件)

    卷内目录位于卷内文件之前,用计算机录入并打印。(上交时请一并提供电子档)

    顺序号:以卷内文件材料排列先后顺序填写的序号。

    责任者:形成文件的单位或对文件负有责任的署名者。

    文件编号:文件制发机关发文字号。

    日期:文件形成的时间,格式如2014.10.10

    标题:一般照实抄录,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[]。

    页号:卷内每份文件的起号,最后一份文件写起止号

    没有责任者、年、月、日的文件,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

10. 卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将整理人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷部门负责人。

11. 案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种) 等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。

12. 要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起,未留装订线的文件材料应贴边。
    13.
凡归档的本校形成的文件及与外单位签定的合同、协议书等文件材料,均须加盖公章。

14、超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

15、不能使用复印件归档。

第六条 立卷的具体方法

(一)党群、行政类档案及其余各类档案综合部分的立卷方法

1、运用六个特征的立卷法

是指运用分类过程中,揭示出来的作者、问题、名称、时间、通讯者、地区六个具有代表意义的文件特征,选取二至三个特征作为文件相互组合成卷的共同点。

2、“四分四注意”立卷法

分年度,注意文件内容针对的时间;

分级别,注意本级和上下级同级机关文件之间的密切联系;

分问题,注意处理好不宜按问题特征立卷的文件材料;

分保管价值,注意立足本机关和维护问题的完整性。

3、“一事一卷法”

以一件事或一个问题为主线来组卷,凡一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动所形成的文件,均可单独组合一卷。

(二)专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案(教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体参阅各类档案管理细则。

(三)会计档案

财会档案中会计档案立卷按《会计档案管理办法》的有关规定执行。

第七条 立卷程序

(一)初步立卷

各部门要按照立卷类目条款将需要归档的文件材料初步立成案卷。

(二)集中审卷

由学校档案馆负责进行审查,审查的主要内容如下:

1、文件是否收集齐全;

2、分类是否准确;

3、卷内文件排列是否合理;

4、案卷题名结构是否完整,是否简要揭示卷内文件的主要内容。

(三)调整定卷

对不符合要求的案卷,由学校档案馆负责指导进行补充收集和调整,组成案卷。

(四)案卷的编目和装订

调整定卷后由各部门兼职档案员负责打印页码、填写卷内文件目录、备考表,并编制案卷目录、立卷说明,统一由档案馆检查后进行装订。

(五)档案部门对案卷的整理与编目

学校档案馆统一填写案卷封面、编制档号再入库保存。

第八条 归档的时间和手续

(一)学校党群、行政、教学、科研、财会、后勤服务等部门,应在次年五月底前将上一年度形成的文件材料归档。

(二)各院系毕业生成绩总表和毕业照片(分班级),应在毕业生离校当年的年底前归档。

(三)科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档;全校性重大活动,应在完成后的一个月内归档。

(四)移交和接收档案必须严格履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。